UBO-register: nieuwe verplichtingen KSJ april 2021 - Dominique De Schutter

In de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme is er in België, net zoals in de andere EU-lidstaten, een UBO-register ingevoerd. Dat is een centrale database die beheerd wordt door de FOD Financiën waarin informatie over de natuurlijke personen achter o.a. vennootschappen (de zogenaamde ‘uiteindelijke begunstigden’ of ‘ultimate beneficial owners’ of afgekort UBO) wordt bijgehouden.

De bestuurders of de gemandateerden van bestaande vennootschappen (waaronder ook maatschappen) moesten tegen 30 september 2019 volgende fysieke personen registreren in het UBO-register:

• de natuurlijke personen die (on)rechtstreeks meer dan 25 % van het stemrecht of het kapitaal bezitten, en/of
  
• de natuurlijke personen die op een andere manier controle uitoefenen over de entiteit (bijvoorbeeld door stemafspraken of een aandeelhoudersovereenkomst)
  
• Als er geen natuurlijke persoon kan worden aangeduid die voldoet aan bovenstaande criteria, dan is het hoger leidinggevend personeel van de entiteit de uiteindelijke begunstigde.

Alle nieuw opgerichte entiteiten krijgen één maand de tijd om zich te registreren.

In het kader van de strijd tegen witwassen en financiering van terrorisme, hebben onder meer de politiediensten en onderzoeksrechters toegang tot het UBO-register. Daarnaast kan de fiscale administratie eveneens inzage hebben in het UBO-register.

Ook burgers kunnen, mits voorafgaandelijke identificatie en betaling, een aantal gegevens uit het UBO-register opvragen. Al blijven de voornaam, geboortedag, adres en rijksregisternummer van de UBO’s voor hen ontoegankelijk (door privacyredenen). De zoekmogelijkheden zijn voor burgers beperkt tot het ondernemingsnummer en de naam van de vennootschap. Zij kunnen dus niet op naam van een natuurlijk persoon opzoekingen verrichten.

Er kunnen sancties opgelegd worden in de vorm van een administratieve geldboete of een strafrechtelijke geldboete als er niet voldaan wordt aan de registratie of wanneer er onjuiste of onvolledige informatie is overgemaakt aan het UBO-register.

Vanaf 11 oktober 2020 moet men via het online platform van het UBO-register documentatie uploaden waaruit blijkt dat de informatie met betrekking tot de uiteindelijk begunstigden, toereikend, accuraat en actueel is. Die documenten kunnen, afhankelijk van de concrete situatie, een kopie van het aandeelhoudersregister, een kopie van de statuten of een kopie van een aandeelhoudersovereenkomst zijn. Gegevens aangaande de activa (bijvoorbeeld de effectenportefeuille) van de entiteit hoeven niet meegedeeld te worden.

De geüploade informatie kan bovendien enkel geraadpleegd worden door de bevoegde autoriteiten en dus niet door burgers of andere entiteiten. 

Entiteiten die al vóór 11 oktober 2020 bestonden, krijgen tijd tot 30 april 2021 om de documentatie toe te voegen. Entiteiten die hun UBO’s vanaf 11 oktober 2020 registreren, moeten onmiddellijk de nodige documentatie uploaden.

Graag verwijzen wij ook naar de verplichting om jaarlijks de informatie in het UBO-register te bevestigen. In 2020 hoefde er geen bevestiging te gebeuren en is de informatie in het UBO-register automatisch bij iedereen bevestigd geweest per 30 april 2020. Vanaf 2021 moet die jaarlijkse bevestiging wel gebeuren op het online platform van het UBO-register. De jaarlijkse bevestiging kan dit jaar gecombineerd worden met het toevoegen van bewijsdocumentatie zoals hierboven toegelicht.

Het is bovendien belangrijk dat het register up-to-date is. Eventuele wijzigingen doorheen het jaar (zoals het toetreden of uittreden van een vennoot, een wijziging van de participaties), moeten steeds binnen de maand doorgegeven worden in het UBO-register.