Het UBO-register voor vennootschappen in vraag en antwoord

In de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme is er in België, net zoals in de andere EU-lidstaten, een UBO-register ingevoerd. Die centrale database, beheerd door de FOD Financiën, houdt informatie bij over de fysieke personen achter o.a. vennootschappen (de zogenaamde ‘uiteindelijke begunstigden’ of ‘ultimate beneficial owners’ of afgekort UBO). Naast vennootschappen met rechtspersoonlijkheid (zoals ’nv’s en bvba’s) worden ook burgerlijke maatschappen geviseerd. Graag gaan wij hieronder verder in op die nieuwe verplichting.

20190312__Dierickx Leys Private Bank_041_9622_HR

1. Wie is te beschouwen als een te registreren UBO?

Een UBO is steeds een natuurlijk persoon. Wanneer hij zijn aandelen via een of meer vennootschappen aanhoudt, moeten die tussenliggende vennootschappen ook mee gemeld worden.

Worden als UBO’s van vennootschappen (zoals o.a. maatschappen) beschouwd:

a) de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks (dat wil zeggen via een of meerdere tussenliggende vennootschappen) meer dan 25% van de stemrechten of meer dan 25% van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap aanhouden. Als de eigendom van de aandelen of van het kapitaal gesplitst is in blote eigendom en vruchtgebruik, moeten zowel de blote eigenaar als de vruchtgebruiker gemeld worden op voorwaarde dat er een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang (aandelen) is, zijnde meer dan 25%.

b) de natuurlijke personen die zeggenschap hebben over de vennootschap via andere middelen (zoals een aandeelhoudersovereenkomst of een vetorecht) én tevens aandeelhouder zijn.

c) als via de twee bovenstaande methodes geen UBO kan worden aangeduid, wordt de natuurlijk persoon die behoort tot het hoger leidinggevend kader, aangeduid als UBO (dat zal vooral van toepassing zijn voor beursgenoteerde bedrijven). Het kan dus gaan om de CEO, de voorzitter van het directiecomité of een lid van de directieraad.

De eerste twee categorieën a) en b) zijn cumulatief en moeten beide gemeld worden. De derde categorie c) moet enkel gemeld worden als er onder a) en b) geen UBO’s geïdentificeerd worden.

2. Welke informatie moet aan het UBO-register worden meegedeeld?

De Belgische vennootschappen, zoals de maatschappen, hebben een uitgebreide informatieverplichting. Naast de identiteitsgegevens moet meegedeeld worden op welke datum de persoon in kwestie UBO is geworden alsook de omvang van zijn belang (het percentage in de aandelen of kapitaal en/of stemrechten).

3. Welke informatie moet verstrekt worden aan de UBO?

De vennootschappen die hun UBO’s gemeld hebben in het register, moeten op hun beurt de UBO’s per brief of per e-mail daarover informeren. Zo moeten zij de UBO’s onder andere informeren over de gegevens die zijn gemeld alsook over de toegangsmogelijkheden tot het register.

Eens alle gegevens aan het register zijn overgemaakt, zal de FOD Financiën de UBO op de hoogte brengen van de inschrijving in het register en hem de geregistreerde informatie bezorgen.

4. Praktische modaliteiten

De nodige gegevens met betrekking tot de UBO’s moeten uiterlijk op 30 september 2019 voor de eerste keer aan het register worden overgemaakt. Daarna moeten de vennootschappen de informatie ten minste jaarlijks bijwerken/bevestigen.

Latere wijzigingen van de meegedeelde informatie (zoals het wegvallen van een UBO, toevoeging van een nieuwe UBO, wijziging van het adres van een UBO, wijziging aandelenpercentage ...) moet de vennootschap aan het register melden binnen een termijn van één maand vanaf het moment dat men kennis neemt van de wijziging.

De mededelingen aan het UBO-register moeten verlopen via het elektronische platform MyMinFin. Aanmelden is mogelijk door middel van een e-ID (en kaartlezer), de app ‘itsme’ of een token.

De meldingen moeten gedaan worden door de wettelijk vertegenwoordiger van de maatschap (zaakvoerder/bestuurder) of een aangestelde gevolmachtigde (zoals een accountant). Het is niet verplicht om bewijsstukken (zoals de statuten) toe te voegen. Ook de omvang van het vermogen moet niet meegedeeld worden.

5. Wat als niet aan de meldingsplicht voldaan wordt?

Een administratieve geldboete van 250 euro tot 50.000 euro kan opgelegd worden aan de bestuurder/zaakvoerder (en als die er niet zijn aan het wettelijk bestuursorgaan of het directiecomité) wanneer er niet voldaan is aan de registratie of wanneer er onjuiste of onvolledige informatie is overgemaakt.

In specifieke gevallen kan de bestuurder/zaakvoerder ook met een strafrechtelijke geldboete van 50 euro tot 5000 euro (vermenigvuldigd met de opdeciemen uiteindelijk 400 euro tot 40.000 euro) bestraft worden.

6. Wie kan het UBO-register raadplegen?

De informatie in het UBO-register is raadpleegbaar door alle overheidsdiensten die belast zijn met de strijd tegen witwassen (o.a. politie en fiscale administratie).

Tevens kan iedere burger tegen betaling een deel van de gegevens raadplegen. Zo zijn het adres en het rijksregisternummer van de UBO bijvoorbeeld niet toegankelijk. De zoekmogelijkheden zijn beperkt tot het ondernemingsnummer en de naam van de vennootschap.

7. Heeft u nog verdere vragen?

Op de website www.finances.belgium.be (tabblad Eservices, UBO-register) vindt u uitgebreide informatie over het UBO-register.

Voor meer informatie over de verplichtingen die verbonden zijn aan een burgerlijke maatschap, kunt u ook steeds contact opnemen met onze juridische dienst.

Heeft u nog vragen over dit onderwerp ?

  • Onze juridische dienst staat u graag te woord. 
20190312__Dierickx Leys Private Bank_033_9563_HR

Zorgvolmacht

Iedereen hoopt op een zorgeloze oude dag, maar de realiteit kan daar soms anders over beslissen. Via een zorgvolmacht kan u op voorhand regelen hoe en door wie uw vermogen zal bestuurd worden wanneer u dat zelf niet meer kan. Aan de hand van vijf praktische vragen hebben wij nog eens de do's en don'ts opgesomd omtrent het opstellen en registreren van zo'n zorgvolmacht